Polityka Prywatności Pełny Załadunek Polska

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Pełny Załadunek Polska, działającą w branży transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Pełny Załadunek Polska (dalej: „Administrator” lub „Spółka”). Dane kontaktowe do Administratora będą podawane w umowach, korespondencji lub na stronie internetowej Spółki.

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz z przepisami prawa polskiego dotyczącymi ochrony danych osobowych.

1.4. Polityka ma zastosowanie do danych osobowych osób fizycznych korzystających z usług Pełny Załadunek Polska, w tym klientów, kontrahentów, kierowców, pracowników oraz innych osób kontaktujących się ze Spółką lub odwiedzających jej serwisy internetowe.

2. Zakres i cele przetwarzania danych osobowych

2.1. W zależności od rodzaju relacji z Pełny Załadunek Polska, możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko, nazwa firmy w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, NIP, PESEL – jeśli jest to niezbędne),
• dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu),
• dane związane z realizacją usług transportowych i logistycznych (np. miejsca załadunku i rozładunku, numery rejestracyjne pojazdów, dane kierowców, informacje o przesyłkach),
• dane finansowe i rozliczeniowe (np. dane do faktur, numer rachunku bankowego),
• dane dotyczące zatrudnienia lub współpracy (w przypadku pracowników, współpracowników i kandydatów do pracy),
• dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem z serwisów internetowych (np. adres IP, pliki cookies, dane dot. logowania i aktywności na stronie).

2.2. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

• zawarcie i wykonanie umów transportowych, logistycznych oraz innych umów współpracy,
• obsługa zleceń, zamówień i zapytań klientów,
• prowadzenie rozliczeń finansowych, fakturowanie, windykacja należności,
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. podatkowych, rachunkowych, archiwizacyjnych),
• utrzymywanie bieżącego kontaktu biznesowego i obsługa korespondencji,
• zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia oraz informacji (w tym monitoringu pojazdów i ładunków, jeżeli jest stosowany),
• prowadzenie rekrutacji i procesów kadrowych,
• analiza i udoskonalanie jakości świadczonych usług oraz funkcjonowania serwisów internetowych,
• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami prawnymi,
• realizacja działań marketingowych dotyczących usług Pełny Załadunek Polska (w granicach dopuszczalnych przez prawo i za zgodą, jeśli jest wymagana).

3. Podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do zawarcia lub wykonania umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (np. obowiązki podatkowe, rachunkowe),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (np. zapewnienie bezpieczeństwa, dochodzenie roszczeń, rozwój działalności, prowadzenie marketingu bezpośredniego do klientów),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, jeśli jest wymagana (np. w odniesieniu do niektórych działań marketingowych lub wykorzystania określonych plików cookies).

4. Źródła pozyskiwania danych

4.1. Co do zasady dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, w szczególności podczas:

• zawierania umów lub składania zleceń,
• kontaktu telefonicznego, e‑mailowego lub przez formularze kontaktowe,
• składania aplikacji rekrutacyjnych,
• korzystania z serwisów internetowych Pełny Załadunek Polska.

4.2. Dane mogą być również pozyskiwane od podmiotów trzecich, w granicach prawa, np. od kontrahentów (gdy wskazują swoich przedstawicieli i osoby kontaktowe), z rejestrów publicznych lub od firm pośredniczących (np. giełdy transportowe).

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom współpracującym przy realizacji usług transportowych i logistycznych (np. podwykonawcom, firmom spedycyjnym, kierowcom, przewoźnikom),
• dostawcom usług IT i systemów informatycznych, w tym hostingu i poczty elektronicznej,
• biurom rachunkowym, doradcom prawnym, podatkowym i innym profesjonalnym doradcom,
• bankom, operatorom płatności, firmom windykacyjnym,
• ubezpieczycielom oraz podmiotom obsługującym szkody i roszczenia,
• organom administracji publicznej, sądom i innym instytucjom uprawnionym na mocy przepisów prawa.

5.2. Odbiorcy danych przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów powierzenia lub innych instrumentów prawnych i są zobowiązani do zachowania poufności oraz stosowania właściwych środków ochrony danych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

6.1. Co do zasady Pełny Załadunek Polska nie przekazuje danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), chyba że jest to niezbędne dla realizacji konkretnego zlecenia transportowego lub usługi logistycznej.

6.2. W przypadku konieczności przekazania danych poza EOG, Administrator zastosuje odpowiednie zabezpieczenia prawne, przewidziane w RODO (np. standardowe klauzule umowne), aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz do czasu wygaśnięcia roszczeń z niej wynikających,
• przez okres wymagany przepisami prawa (w szczególności prawa podatkowego i rachunkowego),
• przez czas trwania procesów rekrutacyjnych, a w przypadku wyrażenia zgody na przyszłe rekrutacje – przez czas wskazany w treści zgody lub do jej wycofania,
• przez okres niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (np. obrona przed roszczeniami, dochodzenie należności),
• do czasu wycofania zgody – jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda.

7.2. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo do ich sprostowania (poprawiania),
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie określonym w art. 20 RODO,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

8.2. W celu realizacji swoich praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych w dokumentach umownych, na stronie internetowej lub w innej przekazanej komunikacji.

8.3. Osoba, której dane dotyczą, ma także prawo wnieść skargę do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych w Polsce (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy prawa.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

9.1. Co do zasady Pełny Załadunek Polska nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych, w tym profilowanie.

9.2. Jeżeli w przyszłości takie działania zostałyby wprowadzone, Administrator zapewni ich zgodność z obowiązującym prawem oraz poinformuje osoby, których dane dotyczą, o zasadach podejmowania takich decyzji i o przysługujących im prawach.

10. Bezpieczeństwo danych osobowych

10.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem.

10.2. Dostęp do danych osobowych mają jedynie upoważnione osoby, które są zobowiązane do zachowania poufności i zostały przeszkolone z zasad ochrony danych.

10.3. Systemy informatyczne i procesy organizacyjne są na bieżąco monitorowane i doskonalone w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, zgodnego z wymogami prawa.

11. Pliki cookies i technologie podobne

11.1. W przypadku korzystania z serwisów internetowych Pełny Załadunek Polska, mogą być stosowane pliki cookies oraz podobne technologie służące m.in. zapewnieniu prawidłowego działania strony, analityce odwiedzin oraz – w razie stosowania – działaniom marketingowym.

11.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej lub dostępnych narzędzi na stronie (jeśli są udostępnione). Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.

12. Zmiany Polityki Prywatności

12.1. Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju usług Pełny Załadunek Polska lub zmian w sposobie przetwarzania danych.

12.2. Zmiany będą publikowane w zaktualizowanej treści Polityki. Dalsze korzystanie z usług lub serwisów Pełny Załadunek Polska po wprowadzeniu zmian będzie oznaczało akceptację nowej treści Polityki Prywatności.

12.3. W przypadku istotnych zmian Administrator może poinformować osoby, których dane dotyczą, w odrębny sposób, np. poprzez komunikat na stronie internetowej lub w korespondencji e‑mail, jeśli będzie to właściwe.